Uporządkowanie środowiska IT w Hauraton Polska zaczęło się nie od awarii ani ataku hakerskiego, lecz od jednego pytania: dlaczego proste czynności zabierają tyle czasu? Firma policzyła, ile godzin tracą pracownicy na procesy, które powinny działać same – i ta analiza wystarczyła, żeby podjąć decyzję o modernizacji. O tym, jak wygląda droga od rozproszonych systemów do jednego ekosystemu i co zmienia wieloletnia współpraca z partnerem IT, Kamil Toboła rozmawia z Żanną Kozubińską, specjalistką ds. administracji i rozwoju CRM w Hauraton Polska, w najnowszym odcinku eksperckim na kanale Komputronik dla Firm.
Świadoma decyzja zamiast reakcji na kryzys
Najlepszy moment na modernizację IT to ten, w którym firma jeszcze działa normalnie – nie ten, w którym już przestała. W Hauraton Polska impulsem do zmian była analiza procesów, a nie incydent bezpieczeństwa. To scenariusz wciąż rzadki: większość firm decyduje się na porządkowanie infrastruktury dopiero po ataku, szyfrowaniu danych lub poważnej awarii.
Wraz z rozwojem naszej firmy zauważyliśmy, że pewne procesy zajmują nam znacznie więcej czasu, niż to powinno trwać. I to był właśnie taki punkt zwrotny, żeby zastanowić się nad tym, jak wygląda nasza infrastruktura, i żeby się jej bliżej przyjrzeć. Żanna Kozubińska, Hauraton Polska
Największą przeszkodą był brak spójności, nie brak technologii
Firma, w której każdy dział pracuje na własnym systemie i własnych zasadach, funkcjonuje jak zbiór osobnych podmiotów pod jednym dachem. W Hauraton Polska technologii nie brakowało – firma od zawsze w nią inwestowała. Problemem było to, że systemy nie były ze sobą zintegrowane, a wymiana danych między działami wymagała dodatkowych, ręcznych działań.
Problemy pojawiły się dopiero wtedy, kiedy konieczne było pracowanie na wspólnych danych i wymiana informacji musiała przebiegać znacznie szybciej. Wymiana informacji trwała znacznie dłużej, a co z kolei wywoływało nieporozumienia, opóźnienia. Żanna Kozubińska
Brak automatyzacji zabiera czas, który powinien iść na priorytety
Gdy proste, powtarzalne czynności wymagają od pracowników dodatkowych działań, cierpi na tym nie IT, lecz cały biznes. W Hauraton Polska brak automatyzacji powodował, że ludzie nie mogli skupić się na zadaniach, które faktycznie wymagały ich uwagi i kompetencji. Opóźnienia, dublowanie pracy i wolny przepływ informacji dotykały każdego działu w firmie.
Z pozoru proste czynności wymagały dodatkowych nakładów działań ze strony pracowników i to powodowało, że nie mogli skupić się na swoich priorytetach. Żanna Kozubińska
Najtrudniejsze nie jest podjęcie decyzji, lecz wdrożenie zmian
Podjąć decyzję o modernizacji IT jest stosunkowo łatwo – trudniejsze jest przeprowadzenie zmian bez paraliżowania codziennej pracy firmy. To właśnie skuteczne zaplanowanie procesu wdrożenia okazało się największym wyzwaniem w Hauraton Polska. Ludzie przyzwyczajają się do swoich nawyków i potrzebują czasu, żeby ocenić, czy nowe rozwiązanie rzeczywiście im pomaga.
Decyzje podejmowane są zawsze dość łatwo, a sam proces wprowadzania zmian jest długotrwały i żmudny – nie tylko dla jednej osoby, ale dla całej firmy. Żanna Kozubińska
Technologia to tylko narzędzie – najwięcej zyskali ludzie
Po integracji środowiska IT w Hauraton Polska największe korzyści odczuli pracownicy, nie systemy. Przepływ informacji przyspieszył, spadła liczba zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości, a ludzie przestali dublować swoją pracę. Jedno wspólne środowisko i jedna lokalizacja plików – z pozoru banalne zmiany – w praktyce odmieniły codzienną organizację pracy w całej firmie.
Technologia to jest tylko narzędzie, a najwięcej korzyści osiągnęli nasi ludzie – w związku z tym, że zautomatyzowaliśmy pewne procesy i uporządkowaliśmy nasze środowisko IT. Żanna Kozubińska
Dobry partner IT nie kończy pracy po wdrożeniu
Wartość partnera IT mierzy się nie tym, co zrobił podczas projektu, lecz tym, co robi po nim – w utrzymaniu, rozwoju i wspólnym szukaniu kolejnych usprawnień. Hauraton Polska współpracuje z Komputronik Biznes od wielu lat. Ta współpraca obejmuje modernizację serwerowni, wdrożenie systemu ticketowego, dostawy sprzętu i bieżące wsparcie – ale jej fundamentem jest wspólna analiza tego, co jeszcze można poprawić.
Firma Komputronik Biznes pozwoliła nam spojrzeć na nasze środowisko IT, infrastrukturę z zupełnie innej perspektywy. Pomogła nam skupić się na priorytetach – i tak naprawdę jest do dzisiaj. Żanna Kozubińska
Nowy sprzęt gotowy do pracy od pierwszego dnia
Dobrze ułożony proces przygotowania komputerów sprawia, że nowy pracownik otwiera laptopa i może od razu pracować – bez czekania na konfigurację. W Hauraton Polska ten element współpracy z Komputronik Biznes pozwolił odzyskać czas, który wcześniej pochłaniało ręczne przygotowywanie urządzeń. Dla Kozubińskiej to zmiana krytyczna – uwolniony czas przeznacza teraz na wdrożenie CRM-a.
Nie siedzimy i nie czekamy, tylko zawsze znajdziemy coś, co można jeszcze usprawnić. Kamil Toboła, Komputronik Biznes
System ticketowy, który nie tylko rejestruje, ale zapobiega
Nowy system ticketowy w Komputronik Biznes to nie tylko szybsza obsługa zgłoszeń, lecz przede wszystkim narzędzie do analizy i prewencji. Dzięki niemu obie strony mogą wyciągać wnioski z powtarzających się problemów i zapobiegać im w przyszłości. System obejmuje również bazę wiedzy i inwentaryzację sprzętu klientów, a automatycznie pilnuje terminów licencji.
CRM budowany od nowa – Microsoft Dynamics 365
Hauraton Polska przygotowuje się do wieloletniego wdrożenia Microsoft Dynamics 365, budowanego od podstaw przez centralę firmy z uwzględnieniem potrzeb wszystkich oddziałów na świecie. To projekt, którego efekty będzie można ocenić dopiero za kilka lat. Właśnie dlatego kluczowe jest, aby pozostałe procesy IT – jak konfiguracja sprzętu czy obsługa zgłoszeń – były już zautomatyzowane i nie angażowały czasu potrzebnego na rozwój CRM-a.
Proces wdrażania, budowania nowego CRM-a na pewno zajmie nam kilka lat. Dopiero w tym czasie będę mogła ocenić, czy jest to skok technologiczny na tym samym poziomie co modernizacja infrastruktury IT. Żanna Kozubińska
Koszty modernizacji IT to mit, który blokuje firmy
Obawy finansowe są najczęstszym powodem, dla którego firmy odkładają modernizację środowiska IT – i jednocześnie najsłabszym argumentem przeciw niej. W doświadczeniu Hauraton Polska zawsze udawało się znaleźć kompromis, który pozwalał na automatyzację procesów i usprawnienie infrastruktury. Większość firm wciąż boi się połączenia biznesu z technologią, ale rynek – jak ocenia Kamil Toboła – powoli się budzi.
Zawsze znajdzie się jakiś kompromis, który pozwala na to, żeby zautomatyzować procesy i usprawnić środowisko. Nie warto spoczywać na laurach – szukać dalej, negocjować, a jeżeli już się wyznaczy jakiś konkretny cel, po prostu działać. Żanna Kozubińska
Im dłużej odkładasz porządki w IT, tym więcej masz ich na głowie
Trzy rzeczy, które warto zrobić przed tym, zanim będzie za późno. Po pierwsze – nie czekać na incydent: w Hauraton Polska impulsem była analiza, nie awaria. Po drugie – znaleźć partnera IT, nie tylko dostawcę, bo wdrożenie to dopiero początek. Po trzecie – zacząć od spójności, nie od kolejnego narzędzia, bo najlepsze systemy nie pomogą, jeśli działy pracują w silosach.
Przede wszystkim nie czekać. Znaleźć swojego partnera IT. Działać i oczekiwać wyników. Żanna Kozubińska, Hauraton Polska
Obejrzyj i posłuchaj całej rozmowy
Powyższy artykuł to tylko wybór wątków. W pełnym odcinku znajdziesz m.in. rozmowę o tym, jak przekonać zarząd do zmian w IT, dlaczego projekt nauczył organizację cierpliwości oraz jak wygląda wspólne budowanie checklisty konfiguracyjnej dla nowego sprzętu.
Obserwuj kanał Komputronik dla Firm, aby nie przegapić kolejnych rozmów eksperckich.
Modernizacja infrastruktury bez przestojów
Jak zaplanować zmianę w IT, żeby nie zatrzymała biznesu