Outsourcing druku – opłacalna konieczność

Analizując obecne zmiany w rozpoczętych lub też planowanych inwestycjach biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii trudno nie odnieść wrażenia, że cyfryzacja każdej przestrzeni działalności gospodarczej, zresztą nie tylko jej, ma coraz większy zasięg i jest już kwestią czasu, by objęła każdy aspekt naszego życia. Świat innowacji wymusza niejako na przedsiębiorcach dostosowanie się do nowych warunków, ponieważ w innym przypadku zgodnie z powiedzeniem „kto nie załapie się na ten pociąg, wiele straci” może dojść nawet do zamknięcia firmy. Z pewnością jest to naturalna kolej rzeczy, mając na uwadze fakt, że w tym nowym świecie, nie wszyscy będą umieć się odnaleźć, co nie oznacza, że to dotknie akurat Ciebie. A zatem warto zdecydować się na wdrożenia nowoczesnych rozwiązań, które wprowadzą firmę w nową erę, bez zbędnych barier, inną komunikacją z klientami, ba, nawet innym sposobem działania. Tu już nie ma czasu na sceptycyzm, zwłaszcza że cyfryzacja to nie jest novum i generuje korzyści, których nie wolno bagatelizować.

Zarządzanie drukiem – restrukturyzacja modelu funkcjonowania

Niektórzy twierdzą, że to brak świadomości wśród wielu przedsiębiorców o korzyściach, jakie wynikają ze wdrożenia cyfrowego modelu funkcjonowania firmy, odpowiada za ich niechęć. Po części jest to prawda, nie dostrzegają zalet, pomimo że część procesów już jest realizowana w systemie cyfrowym. Według nas wynika to również z charakteru zarządzających firmą, braku doświadczenia w zakresie nowych technologii, a co za tym idzie, niechęci do radykalnych zmian, co w rezultacie oznacza siłę przyzwyczajenia do standardowych rozwiązań. Nie bez znaczenia jest tu obawa, czy innowacyjna technologia sprawdzi się w firmie? Czy koszty implementacji będą miały swoje pokrycie w ewentualnych korzyściach? Efektywnym przykładem, od którego można rozpocząć cyfrową restrukturyzację, jest obieg dokumentów, zwłaszcza w firmach, gdzie ten proces występuje na masową skalę (finanse/bankowość, telekomunikacja, ubezpieczenia itp.) i generuje dzień w dzień tysiące różnorodnych rodzajów pism, faktur i umów. Skorzystanie z zewnętrznej obsługi informatycznej, w ramach której funkcjonuje outsourcing druku to nie tylko zarządzanie drukiem, ale również optymalizacja kosztów.

Optymalizacja kosztów

Zazwyczaj nie zdajemy sobie sprawy z faktycznych kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa w pełnym zakresie obiegu dokumentów. Brak właściwego zarządzania drukiem powoduje, że nie jesteśmy w stanie ocenić skali wydatków, ani ocenić, jakie korzyści możemy uzyskać, wdrażając outsourcing druku. Musimy zdawać sobie sprawę, że na koszt wydruku składa się zarówno kupno niezbędnych urządzeń, papieru i dedykowanych tonerów, jak i wydatki na obsługę serwisową i energię elektryczną. To jednak nie wszystko, ponieważ nierzadko ma miejsce mało efektywnie wykorzystana przestrzeń zajmowana przez sprzęt drukujący i, co gorsza, całkowicie bez kontroli czas ich użytkowników, nie mówiąc już o dostępie do wrażliwych danych. Skorzystanie z outsourcingu IT i druku zdecydowanie poprawi efektywność w każdym zakresie, co umożliwia osiągnięcie obniżki kosztów nawet do 30%.

Profesjonalnie przygotowany zewnętrzny operator gwarantuje przede wszystkim kompleksowe doradztwo IT, a więc cyfrową standaryzację wszelkich procesów związanych z drukiem. To oznacza opracowanie strategicznej dla danej firmy koncepcji poprzedzonej audytem oraz jej urzeczywistnienie, w tym również kompleksowy nadzór nad infrastrukturą zamkniętego systemu informatycznego. Tak postrzegane zarządzanie drukiem zdecydowanie ułatwia kontrolę nad kosztami i bezpieczeństwem obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.

Kompleksowa obsługa informatyczna firm

Jak już wspominaliśmy, nadal wiele przedsiębiorstw funkcjonuje z obiegiem dokumentów papierowych, choć niektóre procesy już mają swoje odzwierciedlenie w cyfrowym świecie. Oczywiście nic nie dzieje się bez przyczyny, ponieważ podjęte kroki w kierunku cyfryzacji podyktowane są decyzjami administracyjnymi, a więc przepisami jasno określającymi status prawny określonych dokumentów. Dla zobrazowania przyjrzyjmy się jednej z form wsparcia poprzez zarządzanie drukiem realizowanego przez dostawcę outsourcingu IT tj. regulacji procesu związanego z korespondencją. Na czym to polega? Otrzymywana przez przedsiębiorstwo drogą pocztową lub mailową trafia w pierwszej kolejności do zewnętrznego operatora związanego umową o obsłudze informatycznej firmy, gdzie ustala się określone dane, a następnie w wersji cyfrowej rozsyłana do odbiorców. Umowa jasno określa zakres obowiązków dostawcy IT, jak również gwarantuje całkowite bezpieczeństwo dla informacji poufnych. Tworzenie cyfrowych archiwów i elektroniczny obieg dokumentów eliminują w znacznym stopniu udział urządzeń drukujących oraz, co zrozumiałe, papieru i tonerów, a przy tym zarządzający firmą mają całkowitą kontrolę nad istotnymi dla jej funkcjonowania dokumentami.

W przypadku kompleksowej obsługi informatycznej i outsourcingu druku wdrożenie określonych rozwiązań musi być poprzedzone ukierunkowanym na potrzeby i oczekiwania przedsiębiorców audytem. Pozwoli to ocenić zdolność firmy do zmian i wypracować odpowiednią strategię działania. Cyfryzacja przedsiębiorstwa w obrębie zarządzania drukiem obejmuje również stały monitoring, co z kolei umożliwia utrzymanie systemu na optymalnym poziomie.

Na czym, w ogólnym zarysie, mogą polegać wdrażane zmiany?

W obszarze urządzeń najważniejsza jest określona potrzeba wynikająca z funkcjonowania firmy. Zazwyczaj mamy do czynienia z ich niedostosowaniem do zadań i różnorodnością pochodzenia, co oznacza, że nie są one kompatybilne i nie spełniają warunków outsourcingu druku. Dlatego najczęściej dostawca usługi zabezpiecza także profesjonalne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne. A więc uzyskujemy w ten sposób wysoką efektywność zarządzania drukiem, ponieważ serwis i materiały pochodzą od jednego producenta. Jednak to dedykowany program zarządzania drukiem ma decydujące znaczenie w osiągnięciu najlepszych rezultatów, poczynając od wyraźnej obniżki bieżących kosztów, udrożnienia obiegu dokumentów i wzrostu ich bezpieczeństwa po większą wydajność pracy.

Jeden z najważniejszych celów wdrożenia profesjonalnego zarządzania drukiem

Oprócz oczywistych celów outsourcingu druku, najważniejszym dla przedsiębiorców wydają się dość znaczne oszczędności, a więc wymierne korzyści. A zatem nie bez znaczenia jest możliwość szybkiego zwrotu z inwestycji w cyfryzację druku firmowego. Oczywiście cena obsługi informatycznej w obszarze zarządzania drukiem zależy od stopnia zaangażowania dostawcy usługi, co oznacza, że powierzenie pełnego zakresu działań jest co prawda droższe, ale pozwala na najszybszy zwrot poniesionych nakładów i realnie większe oszczędności. Co ciekawe, przedsiębiorstwo nie musi angażować środków na zakup urządzeń, ponieważ w pełnej opcji ma możliwość ich dzierżawy lub po prostu skorzystać z leasingu.

Podjęcie działań ukierunkowanych na cyfryzację przedsiębiorstwa wspólnie z profesjonalnym dostawcą optymalnych rozwiązań zarządzania drukiem to krok do wpisania się na listę aktywnych uczestników nowoczesnej ery świata biznesu.

Jarosław Kutkowski
Jarosław Kutkowski
Dyrektor Działu Outsourcingu Druku