Od premiery Office 365 minęło już trochę czasu. Rozwiązania Microsoftu składające się z tradycyjnych aplikacji min. Word, Excel wzbogacone usługami chmurowymi zostały dość szybko zaakceptowane i docenione przez klientów. Systematyczne i dość częste prace Microsoftu nad tym produktem zaowocowały tym, że obecnie mamy do czynienia z rozwiązaniem rozbudowanym o pakiet dodatków i funkcjonalności osadzonym jako usługi chmurowe np. Teams, Delve, Sway, Planner oraz wiele innych.

Pojemna chmura danych usprawnia pracę zespołu

Zacznę jednak od tego, skąd w ogóle biorą się ogromne możliwości tego oprogramowania przy jego wykorzystaniu do pracy zespołowej. Jeśli korzystaliście do tej pory ze standardowych licencji na narzędzia od Microsoftu, to na pewno doskonale wiecie, jak uciążliwe było ich wykorzystanie w większej grupie. Pliki trzeba było nieustannie kopiować i przenosić na zewnętrznych nośnikach danych lub przesyłać załącznikami w wiadomościach e-mail. Generowało to różne problemy z komunikacją całego zespołu i nierzadko prowadziło nie tylko do pojawiania się błędów, ale także do wydłużania czasu realizacji projektów.

W przypadku Office 365 ta niedogodność znika całkowicie. Po pierwsze wszystkie, oferowane w ramach wybranego pakietu narzędzia są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Można instalować te programy fizycznie na komputerze, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z nich w formie mobilnej. Oba te rozwiązania niczym nie różnią się z punktu widzenia funkcjonalności, a jedynym wymogiem wersji przeglądarkowej jest dostęp do łącza internetowego.

W ramach swoich pakietów Microsoft oferuje jednak także usługę OneDrive, zapewne większości osób doskonale znaną. To po prostu przestrzeń dyskowa w chmurze, której pojemność w tym przypadku wynosi aż 1 TB. Biorąc pod uwagę, że mamy do czynienia z pakietem oprogramowania biurowego, jest to ogromna ilość miejsca na dane, którego z pewnością nie zabraknie.

Łącząc oba te atuty, zyskujemy narzędzie wręcz idealne do pracy w grupie. Co ważne, zespół pracowników nie musi przebywać w jednym pomieszczeniu czy nawet w tym samym budynku. Osoby pracujące zdalnie lub po prostu w terenie mogą ze sobą bez przeszkód współpracować, nawet jeśli fizycznie dzielą ich tysiące kilometrów. Dane tworzone w oprogramowaniu przechowywane są w dobrze zabezpieczonej chmurze danych i można się nimi nie tylko dzielić. Plik może być edytowany przez wiele osób jednocześnie i wszystkie nanoszone w nim zmiany są widoczne od razu, w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z OneDrive jest bardzo bezpieczne

Zdaję sobie sprawę z tego, że wielu przedsiębiorców nadal ma ograniczone zaufanie do umieszczania danych w chmurze. Microsoft, tworząc narzędzie OneDrive, zawiesił sobie jednak poprzeczkę bardzo wysoko, za absolutny priorytet stawiając właśnie najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa. Jako użytkownik dostaje się oczywiście ogrom możliwości konfigurowania dostępu do gromadzonych w chmurze informacji, w tym sposobów zarządzania nimi oraz ich edytowania.

Należy jednak wspomnieć o tym, że cała usługa funkcjonuje na podłożu szeregu specjalistycznych systemów bezpieczeństwa. Nie bez powodu producentowi udało się spełnić wymagania rygorystycznej normy ISO 27018 dotyczącej właśnie ochrony danych. Wszystkie pliki oraz wiadomości pocztowe są w tym przypadku szyfrowane metodą TLS. Kolejny poziom szyfrowania to PFS, czyli Perfect Forward Secrecy. Przesyłane informacje zaopatrywane są aż w 2 klucze szyfrujące o charakterze tymczasowym. Nie bez powodu standard ten wykorzystują również tacy giganci jak Twitter.

Co bardzo istotne, każdy nieuprawniony dostęp do danych jest natychmiast sygnalizowany. Użytkownik otrzymuje nie tylko wiadomość pocztową z ostrzeżeniem, ale także komunikat wysłany bezpośrednio na telefon komórkowy w formie SMS-a. To wszystko gwarantuje naprawdę wysoki poziom bezpieczeństwa i pozwala na wydajną, niczym niezakłóconą pracę dużego zespołu osób, nawet wtedy, gdy nie mają oni ze sobą fizycznego kontaktu.

Exchange Online rozszerza możliwości Outlooka

Kolejna istotna zaleta, związana z łatwiejszą pracą w większym zespole, to obecność dodatkowego narzędzia Exchange Online. Od razu jednak uprzedzam, że nie znajdziecie go w podstawowym pakiecie Office 365 Business. Występuje on w wersji Premium oraz Essentials i moim zdaniem, chociażby z tego powodu, naprawdę warto zdecydować się na wyższy pakiet.

Możliwości oferowane przez oprogramowanie Microsoft Outlook zna na pewno większość przedsiębiorców. Tutaj naturalnie ponownie uzyskujemy dostęp do narzędzia z poziomu przeglądarki internetowej, a więc można je uruchomić nawet na tablecie czy na telefonie komórkowym. Exchange Online poszerza jego możliwości i będzie świetną opcją szczególnie dla tych firm, które zatrudniają wielu pracowników terenowych.

Narzędzie samo w sobie jest dodatkową skrzynką pocztową, indywidualną dla każdego użytkownika korzystającego z tego pakietu. Dostępna przestrzeń na wiadomości to aż 50 GB. Połączenie obu programów tworzy swoisty kombajn ułatwiający zarządzanie większym zespołem osób. Można między innymi wypełniać kalendarz terminów i udostępniać go zdalnie wszystkim zatrudnionym pracownikom. Świetnie sprawdza się to również w przypadku ustalania terminów spotkań z klientami. Informacje generowane z wykorzystaniem obu narzędzi mogą być udostępniane jedynie w formie do odczytu lub z możliwością edycji i naturalnie ewentualne zmiany zawsze widoczne są natychmiastowo.

Teams, Yammer i PowerApps

aplikacje office 365

Jednym z kluczowych dodatków i według mojej opinii najbardziej atrakcyjnym jest Teams. Aplikacja ta dedykowana jest do pracy grupowej różnej wielkości zespołów osób i pozwala na tworzenie struktur danych powiązanych z danym zespołem. Dodatkowo pozwala na uruchamianie w sobie innych aplikacji, które wnoszą do danego zespołu różne funkcjonalności.

Ciekawie prezentuje się również dodatek Yammer, który co prawda w naszym kraju nie cieszy się dużą popularnością, ale moim zdaniem warto sprawdzić jego możliwości. Aplikacja tworzy swego rodzaju sieć społecznościową wewnątrz konkretnej firmy czy korporacji. Jest to narzędzie stworzone z myślą o pracy w dużym zespole. W ramach programu istnieje możliwość tworzenia oddzielnych grup użytkowników, na przykład pod kątem realizowanych przez nich projektów. W zależności od konfiguracji grupy te mogą się między sobą komunikować i korzystać z udostępnionych danych lub informacje wewnątrz danego zespołu użytkowników mogą być ukryte dla innych.

Warta uwagi jest również możliwość pisania własnych aplikacji za pomocą usługi PowerApps, które można przygotować w dość prosty sposób i nie wymagających dużych kompetencji programistycznych. Te wszystkie dodatki idealnie integrują się pomiędzy sobą a dane są przechowywane w obszarze danego zespołu. Pozwala na to bezpieczną prac oraz znacząco podnosi jej efektywność. Teams jest idealnym rozwiązaniem do realizacji zadań i projektów przez grupę osób ponieważ dodatkowo służy jako komunikator do chatów oraz wideo rozmów. Historia konwersacji i rozmów jest przechowywana w ramach zespołu. Jeśli miałbym opisać jednym zdaniem jak bardzo dobrym rozwiązaniem jest Teams to brzmiałoby tak. „ Po zapoznaniu się z Teams i pracy w nim nie wyobrażam sobie realizacji projektów bez jego udziału.”

Office 365 ułatwia optymalizację kosztów

Na koniec muszę wspomnieć również w kilku słowach o kosztach związanych z postawieniem na to rozwiązanie. Jeśli firma zatrudnia wielu pracowników, którzy korzystają z oprogramowania stworzonego przez Microsoft, kupno pakietu Office 365 (niezależnie od wybranej opcji) pozwoli na optymalizację kosztów. W standardowej formie potrzebna byłaby osobna licencja na każdego użytkownika, a więc pracownika używającego tych narzędzi. W przypadku opisywanego przeze mnie pakietu, w ramach jednej opłaty dostaje się dużo więcej licencji – łącznie aż 15. Zasada jest tutaj prosta, jeden wykupiony pakiet to:

  • 5 licencji dla komputerów (mogą to być urządzenia klasy PC lub Mac),
  • 5 licencji dla tabletów,
  • 5 licencji do wykorzystania na telefonach komórkowych.

Przy większych zespołach pracowników, szczególnie gdy duża część z nich pracuje w terenie lub po prostu zdalnie, daje to firmie ogromne korzyści finansowe. Należy tutaj również pamiętać o stałym dostępie do najnowszych wersji oprogramowania. W klasycznej formie, jeśli wykupiło się na przykład oprogramowanie Microsoft Office 2016, to aktualizacja do nowszych programów będzie możliwa jedynie po zmianie licencji. W przypadku Office 365 aktualizacje są już w cenie, a więc tak długo, jak długo opłaca się abonament, zawsze jest dostęp do najnowszych rozwiązań oferowanych przez producenta.

Marcin Blonkowski
Marcin Blonkowski
Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży