„Nie kombinuj w ERP-ie”. To gdzie w takim razie wolno kombinować?

W poprzednim odcinku padła zasada: pozwólmy ERP-owi być ERP-em, a wszystkie procesowe odstępstwa realizujmy w rozwiązaniu klasy BPS. Tym razem Paweł Stapf, dyrektor operacyjny Komputronik Biznes, siada po drugiej stronie tej granicy i pyta Adama Bugaja, dyrektora operacyjnego Webcon, jak wygląda świat, w którym kombinować wolno – a nawet trzeba. Rozmowa o platformach low-code, o tym, dlaczego 80% wdrożeń ERP bolało, i o tym, że ograniczeniem nie jest już technologia.

Dwóch dyrektorów operacyjnych, jeden temat: oprogramowanie, które faktycznie pracuje na co dzień. Paweł Stapf zaczyna – jak sam zapowiada – „jak u Hitchcocka”, czyli od trzęsienia ziemi. Pytanie brzmi: co robisz, gdy klient mówi „a, czyli kolejny system workflow’owy, dziękuję, mam”?

„Kolejny workflow? W jakimś sensie tak”

Adam Bugaj nie ucieka od tej etykiety. Przypomina, że systemy do zarządzania procesami biznesowymi to kawał historii informatyzacji – trzydzieści, czterdzieści lat – i że w każdym momencie tej historii patrzyliśmy na nie inaczej. Kiedyś workflow oznaczał modelowanie kolejnych kroków procesu, z natury manualnego. Dziś narzędzia pozwalają te kroki automatyzować.

Czy to kolejny workflow? W jakimś sensie tak. Całe nasze życie jest pewnym workflow i pewnym silnikiem sekwencyjnym. Tylko że na poszczególnych krokach możemy dziś zastosować automatyzację, a do tego dołożyć technologię AI, która pozwala obsługiwać część zadań jeszcze płynniej. Adam Bugaj, Webcon

Czy polski biznes dojrzał? Raczej: urósł

Na pytanie o dojrzałość rynku Bugaj odpowiada przesunięciem akcentu. Poszukiwanie usprawnień w działaniach operacyjnych to stała – firmy robiły to od zawsze. Zmieniła się skala.

To nie są te same firmy, co dwie dekady temu. Ich krzywa wzrostu spowodowała, że stały się dużymi organizacjami. I w swoim ekosystemie muszą korzystać z narzędzi, dzięki którym procesy nie utykają, zadania się nie gubią, a efektywność jest faktyczna – bo tym też się konkuruje. Adam Bugaj

Do kogo w takim razie mówić o cyfryzacji procesów: do zarządu, do warstwy operacyjnej czy do ludzi, którzy w tych procesach pracują? Zdaniem Bugaja każde piętro ma znaczenie, ale każde wymaga innego języka. Zarząd – edukacji, bo świadomość tego, co technologia dziś potrafi, bywa bardzo różna.

My patrzymy z perspektywy bańki ludzi pracujących w technologii. A jest niekończąca się liczba firm, których core biznesem nie jest technologia – ona je tylko wspiera. I tam często brakuje informacji albo po prostu przekonania, że warto w tym kierunku iść. Adam Bugaj

Warstwa, która modeluje procesy, zwykle sama najlepiej czuje, w których punktach firmy jest ciężko. A na końcu jest użytkownik – ten, który chce mieć zadania poukładane i przewidywalne, w przyjaznym środowisku pracy. To on, jak zauważa Paweł Stapf, bywa największym entuzjastą wdrożenia: „wreszcie działa, wreszcie jest proste, a jak potrzebuję zmiany, to ją szybko dostaję”.

Excel, który żyje własnym życiem

Po drodze jest jednak status quo. I arkusze, które w wielu organizacjach same stały się częścią procesu.

Szczerze: nie widzę jeszcze świata, w którym można by zrezygnować z Excela. Nie dlatego, że nie można – tylko dlatego, że nie jesteśmy na to gotowi. Nie chcemy. Lubimy go. Adam Bugaj

Jak ktoś mówi, że nie używa Excela, to znaczy, że używa go bardzo dużo – i ma tego świadomość. Paweł Stapf, Komputronik Biznes

Jak więc walczyć o otwartość na zmianę, skoro – jak przyznaje Paweł Stapf – to właśnie ten element pochłania najwięcej czasu i edukacji w każdym wdrożeniu? Recepta Bugaja jest dwuczęściowa. Po pierwsze: pokazać przewidywalny efekt końcowy. Mało kto wchodzi w zmianę z apetytem, bo zmiana bywa ciężka, bolesna i nieprzewidywalna, a tysiące projektów informatycznych skończyło się źle. Po drugie: ułatwić drogę dojścia – nie modelować od razu procesu na tysiąc kroków, tylko zrobić jeden, drugi, trzeci i pokazać, że rzeczywiście ułatwiają pracę.

Dlaczego wdrożenia ERP bolały – i co się zmieniło

Skoro w branży funkcjonuje skrót myślowy, że zasada Pareto działa na niekorzyść wdrożeń ERP, to czy platformy low-code mają szansę odwrócić te proporcje? Bugaj rozkłada odpowiedź na trzy warstwy – i zaczyna od obrony poprzedników.

Po pierwsze, dwie dekady wdrożeń ERP były nauką. Nie tylko dostawców technologii, ale nas wszystkich – jak w ogóle się z tą technologią obchodzić. Po drugie, sama technologia była wtedy inna: ciężka, monolityczna, z ogromną liczbą opcji i niewielką elastycznością.

W wielu przypadkach problemem nie były same systemy ERP, tylko to, że zmiana dynamiki biznesu i ekosystemu wymuszała na nich korekty. A zmiany w tych systemach były trudne i ciężkie – kosztowały nie tylko pieniądze, ale też czas i zasoby. Adam Bugaj

Po trzecie – i tu wchodzi nowa perspektywa – platforma low-code pozwala ułożyć ten świat od nowa: zbudować procesy raz jeszcze, wyciągając wnioski i odrzucając to, co stało się długiem, nie tyle technicznym, ile biznesowym. Do tego dochodzi mechanika krótkiego dystansu: zróbmy coś lekkiego, pokażmy, że działa, dołóżmy kolejny element. Możliwość dokonfigurowania procesu na działającej już platformie sprawia – jak mówi Bugaj – że „znika cała ta warstwa bólu”.

I od razu zastrzeżenie, które w tej rozmowie wybrzmiewa mocno:

Te systemy ERP to była mądrość etapu. Taka, jaka była. I one jednak wyciągnęły firmy do dzisiejszej rzeczywistości. To nie jest tak, że były całkowicie niewłaściwe – jesteśmy po prostu w kolejnej fazie. Adam Bugaj

Standaryzuj albo kombinuj – czyli gdzie leży granica

Tu pada pytanie, które Bugaj kwituje krótkim „super pytanie”. Jako project manager wdrażający ERP Paweł Stapf latami uczył klientów: nie kombinuj, maksymalnie standaryzuj, bo im więcej standardu, tym bezpieczniej, taniej, pewniej i dłużej to działa. A w platformie low-code trzeba temu samemu użytkownikowi powiedzieć dokładnie odwrotnie: popuść wodze fantazji, poszukaj rozwiązania optymalnego dla siebie. Jak żyć w takim tandemie?

Odpowiedź Bugaja odwołuje się do cyklu, który w organizacjach powtarza się od zawsze: centralizujemy, decentralizujemy, centralizujemy. Centralizacja daje spójność, homogeniczność, jeden widok – i bardzo praktyczną łatwość wdrożenia takich rzeczy jak KSeF. Elastyczność daje szybkość. Obie mają swoją cenę.

Jeżeli dziś wyjście poza jeden ustalony standard tworzenia procesów może sprawić, że firma zadziała sprawniej – to dlaczego nie? To decyzja biznesowa. Ale trzeba znać ryzyko: ta elastyczność może w krótkim czasie doprowadzić do tego, że będziemy mieli tysiąc procesów, każdy zrobiony inaczej, i będziemy zarządzać już zupełnie innym wyzwaniem. Adam Bugaj

I zdanie, które najlepiej podsumowuje cały ten wątek:

Ograniczenie decyzji nie stoi po stronie technologii. Stoi po stronie twojej decyzji biznesowej – tego, czego realnie potrzebuje twoja organizacja. Adam Bugaj

Gwiazdka: mindset, determinacja i ludzie, którzy zapalają

Czy klienci, wiedząc, że platforma „zniesie wszystko”, faktycznie otwierają się na eksperyment? Bugaj odpowiada twardą liczbą: około 40% wzrostu przychodów rok do roku po stronie Webconu to najlepszy dowód, że rynek szuka elastyczności. Ale zaraz dodaje rozróżnienie, które warto zapamiętać: uruchomienie platformy i implementacja procesów to jedno, a wdrożenie w firmie – to już nie jest przypadek technologiczny.

To jest perspektywa decyzji biznesowej i determinacji organizacji. Jak w życiu: część osób będzie chciała utrzymać status quo, część będzie dążyła do zmiany. Tylko że racja stoi po stronie makro, czyli rynku. Jeżeli wszyscy biegną, to albo dalej jedziemy na wolniejszym rowerze, albo uczymy się jechać szybciej – żeby grać w tę grę nieskończoną. Adam Bugaj

Gdzie zatem tkwi gwiazdka? W mindsecie skorelowanym z determinacją – i w ludziach, którzy potrafią pociągnąć innych.

Potrzeba nie tyle osób, które rządzą, ile takich, które potrafią zapalać. I pokazywać, że rozwój organizacji na każdym kolejnym etapie może być fajną grą i przygodą. Adam Bugaj

Krok wcześniej jest zaś cała architektura komunikacji i wzajemnego zrozumienia, a ta zaczyna się od strategii: gdzie chcemy być, z kim gramy na tym boisku i czy wszyscy chcą grać w jednym zespole.

Quick win czy Big Bang? I dlaczego skończyła się era projektów „fix”

Przedsiębiorca, który po takiej rozmowie mówi „chyba spróbuję”, ma do wyboru dwie drogi: zacząć od małego, oczywistego procesu albo od razu zanurkować w ten, z którym organizacja radzi sobie najgorzej. Bugaj patrzy na to przez trzy horyzonty – short, mid i long term – i przyznaje, że z tym ostatnim ma dziś kłopot.

Dynamika zmiany jest tak wysoka, że stawianie kategorycznych tez o tym, co się na pewno stanie nawet za trzy–pięć lat, nie jest właściwym podejściem. Adam Bugaj

Stąd rekomendacja: wejść w ten świat świadomie, testować małymi krokami, zostawić sobie miejsce na pivot. Pierwsze dwa–trzy–pięć procesów, raczej z kategorii oczywistych, ale takich, które da się w pełni zautomatyzować. A potem schodzić głębiej. Bo – jak obrazowo ujmuje to Bugaj – najtrudniej jest wyjść z domu; kiedy już dojdziemy do szatni na siłowni i założymy spodnie, raczej wejdziemy na salę.

W tle jest jeszcze jedna, poważniejsza zmiana: odejście od projektów rozliczanych ryczałtem na rzecz modeli subskrypcyjnych, agile’owych i time & material.

Projekt fixed price trzeba policzyć end-to-end, czyli na bardzo długiej przestrzeni czasu przewidzieć wszystkie okoliczności i ryzyka. Naturalnie dokładamy więc bufory i spekulujemy – co podnosi cenę, koszty i czas. A po drugiej stronie jest bolesny proces przygotowania wymagań. Adam Bugaj

To właśnie ten model – kojarzony z klasyczną książką o „marszu ku klęsce” w projektach informatycznych – blokował kiedyś najwięcej inicjatyw. Dziś przewagą platform jest to, że efekt da się realnie zmierzyć na krótkim dystansie.

AI, które się zwraca – trzy zastosowania

Paweł Stapf dzieli rynek na dwie grupy: tych, którzy o AI słyszeli i nie używają, oraz tych, którzy chętnie by użyli, ale proszą o dowód, że to się komercyjnie zwraca. Bugaj wskazuje trzy obszary, w których w Webconie już się zwraca.

Modele LLM wewnątrz procesu. Klasyka każdej firmy: delegacje i plik rachunków o różnych formatach. Kiedyś pracownik skanował i opisywał każdy dokument, a księgowość musiała to rozłożyć, porównać i sprawdzić. Dziś cały zestaw dokumentów trafia do jednego formularza, modele wyciągają z nich dane – mimo że każdy dokument wygląda inaczej – a proces albo idzie dalej automatycznie, albo zatrzymuje się na kroku, w którym to człowiek jest triggerem. W skali roku to wymierne pieniądze i mniej bólu po stronie użytkownika.

Asystent na platformie. Użytkownik może zadać pytanie o swoje dane i historię. Ale – co Bugaj podkreśla – po drugiej stronie jest właściciel danych, na przykład dział HR, który tą samą drogą sięga po zestawienia dotyczące wszystkich pracowników.

Wytwarzanie oprogramowania z użyciem frameworków AI. Tu Webcon deklaruje ostrożność: kluczowych modułów platformy w ten sposób jeszcze nie buduje, bo złożoność jest zbyt duża. Ale w prostych, powtarzalnych elementach – już tak, i to z powodzeniem.

Czy za chwilę wchłonie to ERP?

To pytanie zadaje sobie każdy, kto rozważa nową platformę. Odpowiedź zależy od perspektywy. Duże organizacje zwykle coś już mają – dla nich to decyzja o tym, czy zmieniać, modyfikować, jak reużyć i jak wyjść z legacy. Średnie, które stoją przed tą decyzją po raz pierwszy, powinny szukać rozwiązań lekkich, łatwych we wdrożeniu i dających szybki efekt. Najmniejsze silnika procesowego być może jeszcze nie potrzebują – choć i tam bywają osoby, które chcą układać procesy od początku.

A produkcja i logistyka, czyli sól polskiego biznesu? Bugaj przekonuje, że procesy w tych firmach i tak istnieją – pytanie brzmi, jak je usprawniać i czy mamy zdolność do ich zmieniania. Na platformie da się zbudować CRM-a, da się zbudować lżejszego ERP-a, da się nawet kontrolować proces wytwarzania oprogramowania. Argument, który brzmi najmocniej: Webcon działa na Webconie – firma obsługuje własne procesy wewnętrzne na swojej platformie.

Przy około tysiącu klientów z bardzo różnych branż pojawia się jednak granica ekspertyzy – i to jest miejsce dla partnerów takich jak Komputronik Biznes, którzy znają specyfikę konkretnego wertykalu i potrafią zrobić pod niego solutioning.

Czy know-how wypracowany u największych trafia do mniejszych firm? Tu Bugaj wprowadza rozróżnienie:

Czy możemy wypracowane u kogoś procesy stosować gdzie indziej? To bym powiedział: nie. Ale wiedza merytoryczna o tym, jak takie procesy budować – to już jest know-how, którym można się dzielić. Adam Bugaj

Na koniec wątek, który dwa lata temu brzmiałby egzotycznie, a dziś pada na spotkaniach po obu stronach: pochodzenie technologii.

Jest bardzo dużo pytań o Webcon dlatego, że jest z Europy. Firmy szukają dziś rozwiązań, które są stąd. Adam Bugaj

Cztery rzeczy, które warto wynieść z tej rozmowy

1. Standard i elastyczność to nie spór, tylko podział ról. Fundament trzymamy w standardzie ERP-a, a przestrzeń na odstępstwa, R&D i procesy unikalne budujemy na platformie low-code.
2. Zacznij od quick winu, nie od tysiąca kroków. Dwa–trzy oczywiste procesy, które da się w pełni zautomatyzować, zrobią dla otwartości organizacji więcej niż najlepsza prezentacja.
3. Wdrożenie to decyzja biznesowa, nie technologiczna. Technologia zniesie właściwie wszystko – pytanie brzmi, czego naprawdę potrzebuje twoja organizacja i kto w niej poprowadzi zmianę.
4. AI ma już konkretne miejsca pracy. Zamiast pytać „czy AI”, warto wskazać proces, w którym ludzie ręcznie przepisują dane z dokumentów – i tam zacząć.

Nie kombinuj w ERP-ie – tam standard jest wartością. Ale wszędzie tam, gdzie kombinowanie realnie daje przewagę, ograniczeniem nie jest już technologia. Zakończenie rozmowy: Paweł Stapf i Adam Bugaj

Obejrzyj i posłuchaj całej rozmowy

Powyższy artykuł to tylko wybór wątków. W pełnym odcinku znajdziesz m.in. historię dwudziestu lat rozwoju Webcona i tego, co Adam Bugaj nazywa „zone to win”, rozmowę o tym, dlaczego polskie firmy sprzed dekady dziś mają miliardowe obroty, oraz o tym, jak wygląda współpraca partnerska przy budowie rozwiązań pod konkretne branże.

▶ Obejrzyj odcinek na YouTube

🎧 Posłuchaj na Spotify

To kolejna z rozmów eksperckich Pawła Stapfa – obserwuj kanał Komputronik dla Firm, aby nie przegapić następnych odcinków.