Czy modernizację infrastruktury IT da się przeprowadzić bez zatrzymywania biznesu? To pytanie zadaje sobie coraz więcej firm, które nie mogą już pozwolić sobie na wielogodzinne przestoje. O tym, dlaczego strach przed zmianą bywa większym problemem niż sama zmiana, jak wygląda dobrze zaplanowany harmonogram wdrożenia i jaką rolę w całym procesie odgrywa backup, Kamil Toboła rozmawia z Mateuszem Koniecznym, specjalistą ds. presales w Komputronik Biznes, w kolejnym odcinku eksperckim na kanale Komputronik dla Firm.
Strach przed nieznanym jest silniejszy niż realne ryzyko
Firmy rzadko boją się samej technologii – boją się tego, czego nie rozumieją. Zarząd, który nie ma wiedzy technologicznej, nie jest w stanie ocenić realnego ryzyka modernizacji, więc naturalnie zakłada najgorszy scenariusz: przestój, niezadowolonych pracowników, zatrzymany biznes. To strach przed nieznanym, a nie przed konkretnym zagrożeniem.
Firmy się boją. To jest realny strach przed tym, że pracownicy mogą takie prace rozwojowe źle odbierać. To jest realny strach przed tym, że a co jak coś pójdzie nie tak i ten biznes mi stanie. To jest realny strach przed nieznanym tak naprawdę, bo jeżeli prezes, zarząd, niezależnie jak wielka jest ta firma, nie posiada wiedzy technologicznej, no to nie wie czego nie wie. Mateusz Konieczny, Komputronik Biznes
Czy modernizacja bez przestojów jest w ogóle możliwa?
Odpowiedź brzmi: to zależy. Firmy działające w trybie 24/7 – jak sklepy internetowe – nie mają komfortu klasycznego okna serwisowego w nocy czy w weekend. W ich przypadku pełne wyeliminowanie wpływu na biznes jest bardzo trudne, choć można go mocno ograniczyć dzięki odpowiedniemu planowaniu i wdrażaniu zmian etapami zamiast modernizować wszystko naraz. W pozostałych organizacjach kluczem jest wykorzystanie okien serwisowych do prac dotykających fundamentu infrastruktury, na którym stoją krytyczne dla biznesu aplikacje.
Jeżeli oczywiście firma pracuje 24 na 7, to bardzo ciężko zmodernizować kluczowe dla biznesu elementy infrastruktury w taki sposób, żeby nie miało to żadnego impaktu na działanie biznesu. Oczywiście można to ograniczyć, planując odpowiednio harmonogram, wdrożenie realizując etapami. Mateusz Konieczny</span
Zanim powstanie harmonogram, trzeba zrozumieć biznes
Dobry harmonogram nie bierze się z samej analizy infrastruktury. Zanim jakiekolwiek prace zostaną zaplanowane, partner IT musi zrozumieć, jak faktycznie działa firma klienta – jakie procesy są krytyczne, kiedy mogą wystąpić okna serwisowe i jakie systemy nie mogą przestać działać nawet na chwilę. Bez tej wiedzy każdy harmonogram jest tylko papierową deklaracją.
Zanim zaplanujemy, musimy przeanalizować przede wszystkim infrastrukturę klienta, ale nie tylko pod kątem infrastrukturalnym – głównym zadaniem jest to, żeby zrozumieć biznes. Bez takiej wiedzy typowo biznesowej dla danej organizacji ciężko jest cokolwiek zaplanować.Mateusz Konieczny
Największym błędem jest optymistyczny harmonogram na pokaz
Presja czasu i chęć zaimponowania klientowi prowadzą do najgroźniejszego błędu we wdrożeniach: harmonogramu, który wygląda dobrze na papierze, ale nie zabezpiecza realnych interesów firmy. Pominięte testy backupu, zbyt optymistyczne terminy i pomijanie etapów planowania mszczą się w chwili, gdy coś pójdzie nie tak – zwłaszcza gdy okno serwisowe jest krótkie, a w poniedziałek biznes musi już normalnie działać.
Wspominając o harmonogramie, mówimy o takim harmonogramie realnym, który zabezpieczy interes klienta, a nie takim harmonogramie na papierze, który tylko pokazuje nas w dobrym świetle. Mateusz Konieczny
Odkładanie modernizacji zawsze kończy się pośpiechem
Firmy najczęściej odkładają modernizację z powodów finansowych albo dlatego, że łatwiej zainwestować w rozwój własnego produktu, gdzie efekty widać od razu. Problem w tym, że im dłużej trwa zwłoka, tym mniej czasu zostaje na spokojne przeprowadzenie zmian, gdy system zacznie „zamulać”. Wtedy modernizacja odbywa się pod presją czasu i budżetu, co zwiększa ryzyko błędów.
Jeśli dojdziemy do takiego etapu, że ten system w cudzysłowie zamula, te usługi nam nie działają – powinniśmy już dużo wcześniej podejść do tej modernizacji, i wtedy mamy pewność, że mamy też ten czas na modernizację. Mateusz Konieczny
Korzyści z inwestycji w IT widać z perspektywy użytkownika
To, czy modernizacja „się opłaca”, zależy od punktu widzenia. Z perspektywy zarządu efekty bywają trudne do uchwycenia, bo nie da się ich bezpośrednio przełożyć na wynik finansowy tak łatwo jak inwestycji w produkt. Z perspektywy końcowego użytkownika korzyści są jednak namacalne: szybciej działające systemy, dane w jednym ekosystemie zamiast rozproszone po kilku miejscach i codzienna praca, która po prostu idzie sprawniej.
Z perspektywy szarego końcowego użytkownika jak najbardziej może to być widoczne, bo wtedy szybciej działają systemy. Wszystko znajduje się na przykład w jednym ekosystemie, a nie jest porozrzucane po kilku – ułatwia to codzienną pracę, przez co oszczędza czas, co bezpośrednio przekłada się na lepszy wynik firmy. Mateusz Konieczny
Backup to nie odzyskiwanie skasowanego maila
Wielu ludzi wciąż myśli o backupie jak o narzędziu do przywracania pojedynczych plików. W kontekście modernizacji infrastruktury jego rola jest zupełnie inna – to gwarancja, że firma przetrwa nieudaną migrację, atak czy uszkodzenie danych. Bez sprawdzonego backupu utracone w trakcie modernizacji dane mogą przepaść bezpowrotnie, a firma może stanąć na wiele dni lub tygodni.
Firma stoi, migracja nam się przedłuża o x godzin, x dni. Może się zaraz okazać, że to będzie kilka tygodni trwało, ale w przypadku kiedy tego backupu nie będziemy mieli, może się okazać, że my nigdy już tych danych nie odzyskamy. I tutaj backup to jest podstawowa rzecz, która powinna być z racji tego, że jeśli coś pójdzie nie tak, my wiemy, że zawsze jesteśmy w stanie odzyskać te dane. Mateusz Konieczny
Dokupić serwer czy wymienić całą infrastrukturę? Decyduje audyt
Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie, czy taniej i lepiej jest rozbudować istniejący sprzęt, czy wymienić go w całości. Wszystko zależy od stanu obecnej infrastruktury – dlatego pierwszym krokiem zawsze powinien być audyt środowiska. Nowoczesna i elastyczna infrastruktura często pozwala na doposażenie, natomiast przy dużym długu technologicznym korzystniejsza bywa całkowita wymiana.
Zdecydowanie zależy to od stanu istniejącej infrastruktury. Dlatego tutaj kluczowym i pierwszym krokiem zawsze jest audyt środowiska – ponieważ jeżeli ta infrastruktura jest nowoczesna i elastyczna, często możemy coś dołożyć. Natomiast w przypadku, gdy firma ma dość spory dług technologiczny, niejednokrotnie łatwiejsza i bardziej korzystna dla firmy jest wymiana całej infrastruktury. Mateusz Konieczny
Dobrze dobrany sprzęt to infrastruktura, która rośnie razem z firmą
Kilka lat temu wiele infrastruktur projektowano tak, że nie dało się ich później rozbudować – trzeba było kupować wszystko od nowa. Dziś dobrze zaplanowany sprzęt zakłada rozwój z góry: za rok można dołożyć dysk, RAM czy procesor, zamiast wymieniać cały serwer. To właśnie różnica między infrastrukturą dobraną przez doświadczonego partnera technologicznego a sprzętem kupionym „na styk”.
Wyobraźmy sobie, bierzemy serwery, macierze na styk, i za rok przychodzi klient, że chciałby dołożyć na przykład RAM, dysk i procesor. No i my mu mówimy, że nie można. Wtedy okazuje się, że klient musi kupić całkowicie nowe serwery… Natomiast w przypadku, kiedy ten sprzęt był dobrze dobrany, klient przychodzi, kupuje na przykład dyski, RAM, procesor. Koszt jest powiedzmy bardzo niski w porównaniu do kupna całego urządzenia. Mateusz Konieczny
Jeden informatyk nie może być ekspertem we wszystkim
W wielu firmach za całe IT odpowiada jedna osoba – nawet bardzo kompetentna, ale niemająca możliwości przewidzieć wszystkiego ani być ekspertem w każdej dziedzinie. Współpraca z partnerem technologicznym otwiera drogę do rozwoju, który można zaplanować na lata do przodu, zamiast reagować dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.
W tym momencie, gdy firmy są w stanie skorzystać z usług takiego partnera technologicznego jak my, tak naprawdę ta droga rozwoju staje przed nimi otworem. Wiele rzeczy można zaplanować tak, że będą mogli spokojnie spać przez 5, 7 czy nawet 10 lat. Mateusz Konieczny
Trzy rady na koniec
Nie czekać na awarię, tylko działać, gdy organizacja jeszcze działa poprawnie. Rozmawiać z partnerem, żeby dokładnie przeanalizować potrzeby firmy. I przygotować plan awaryjny na wypadek, gdyby coś poszło nie tak podczas modernizacji.
Na pewno nie warto czekać na awarię, tylko działać wtedy, kiedy jeszcze nasza organizacja poprawnie działa. Na pewno tutaj bardzo dobrze jest rozmawiać z klientem, z partnerem, tak żeby wszystkie potrzeby dobrze przeanalizować… i na pewno też przygotować dobry plan, tak aby w przypadku awarii podczas tej modernizacji być odpowiednio na to przygotowanym. Mateusz Konieczny
Obejrzyj i posłuchaj całej rozmowy
Powyższy artykuł to tylko wybór wątków. W pełnym odcinku znajdziesz m.in. rozmowę o tym, jak zmieniają się oczekiwania klientów wobec wydajności i dostępności systemów oraz jak presales dobiera sprzęt pod konkretne potrzeby biznesu.
Obserwuj kanał Komputronik dla Firm, aby nie przegapić kolejnych rozmów eksperckich.
Cyfryzacja, automatyzacja, robotyzacja
Dlaczego wszystko zaczyna się od danych?