Coraz bardziej popularny outsourcing IT, a inaczej mówiąc korzystanie z doradztwa i obsługi informatycznej zewnętrznej firmy w zakresie realizacji określonych procesów występujących w przedsiębiorstwie, oznacza nie tylko profesjonalne wsparcie, ale również realne korzyści.
Na szczególną uwagę zasługuje outsourcing druku, który przy zastosowaniu dedykowanych rozwiązań zapewni sprawną realizację zadań i znaczące obniżenie kosztów działalności firmy w tym obszarze.

Na czym polega outsourcing druku?

Realizacja usług wydruku, utrzymanie urządzeń drukujących w stałej gotowości oraz zabezpieczenie procesu poprzez bezproblemową dostępność do materiałów eksploatacyjnych, tak pokrótce można określić zewnętrzne zarządzanie drukiem.
Z pewnością konieczność dostosowania przedsiębiorstwa, nie tylko o złożonych procesach działalności gospodarczej, do nowej rzeczywistości, gdzie cyfryzacja metod funkcjonowania firmy stanowi dla niej „być albo nie być”, niczym z hamletowskiego monologu, skłania zarządzających do zdecydowanych kroków. Nie jest to podyktowane bez przyczyny, ponieważ zauważamy wyraźny trend do cyfryzacji każdej przestrzeni, nie tylko gospodarczej. Zewnętrzny dostawca outsourcingu IT, a tym samym druku zapewnia nie tylko całkowitą drożność systemu, ale również szereg korzyści.

Z czego wynikają uzyskiwane przez firmę korzyści?

W zasadzie jednym z najważniejszych atutów outsourcingu druku jest optymalizacja kosztów. A więc unowocześnienie funkcjonowania firmy to jedno, ale uzyskanie konkretnych oszczędności to drugie. Jest to bez wątpienia dodatkowy i niezwykle istotny argument, by skorzystać z nowoczesnych rozwiązań IT. Jednym z elementów, który wpływa na wymierne korzyści z zarządzania drukiem, jest kompleksowa współpraca dostawcy rozwiązań z określonym producentem urządzeń drukujących i materiałów eksploatacyjnych. Przekłada się to dla firmy na kompatybilność sprzętu, profesjonalną obsługę serwisową i uzyskanie niższych cen, a także na brak konieczności osobistego zarządzania logistycznego. Kolejnym elementem generującym oszczędności jest zastosowanie przez operatora zewnętrznego dedykowanego dla danego podmiotu gospodarczego rozwiązania zarządzania drukiem.

Na jakie korzyści może liczyć firma?

Bezsprzecznie zaletą wdrożenia outsourcingu druku jest wzrost bezpieczeństwa danych zawartych w wydrukach. Wykorzystanie w procesie zarządzania drukiem tzw. dokumentu poufnego skutecznie eliminuje jego przejęcie przez osoby niepowołane. Wydruk dokumentu następuje dopiero po autoryzacji przez osobę do tego uprawnioną.

Idealne dopasowanie urządzeń drukujących, bezproblemowe ich działanie, wysoka wydajność, dodatkowe funkcje wspomagające, dostosowanie obsługi systemu do określonych grup pracowniczych oraz liczby użytkowników, w tym kadry zarządzającej to elementy, z którymi optymalizacja kosztów ma ścisły związek. Wyraźna poprawa komfortu pracy, krótszy czas drukowania, bezpośredni przesył skanowanych dokumentów do baz roboczych uprawnionych uczestników procesu (adres e-mail lub archiwum wymagające klucza dostępowego) to korzystne efekty działania zewnętrznego zarządzania drukiem. Doskonałym wsparciem dla użytkowników jest możliwość odbioru wydruku w dowolnej bazie roboczej dysponującej urządzeniem drukującym po wcześniejszej autoryzacji. Monitorowany proces przez zewnętrznego operatora oznacza efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, dotychczas związanych ze środowiskiem druku, w innych obszarach działalności firmy.

Warunkiem uzyskania pozytywnych zmian i korzyści materialnych jest opracowanie przez jedną stronę dedykowanych rozwiązań na podstawie przeprowadzonego audytu, natomiast z drugiej strony pełna współpraca na każdym etapie wdrażania nowego systemu zarządzania drukiem.

Jarosław Kutkowski
Jarosław Kutkowski
Dyrektor Działu Outsourcingu Druku