Elektroniczny obieg dokumentów w systemie WEBCON BPS

Głównym celem  WEBCON BPS jest porządkowanie sposobu działania firmy poprzez odwzorowanie rzeczywistych procesów. Dotyczy to zarówno dokumentów, decyzji, danych, jak i współpracy między działami.

System nie ogranicza się do obsługi pojedynczych wniosków czy formularzy, ale stanowi spójne środowisko do budowy i rozwijania aplikacji dopasowanych do potrzeb organizacji. Platforma opiera się na technologii low-code, co oznacza, że procesy i aplikacje można tworzyć oraz modyfikować głównie poprzez konfigurację. Dzięki temu organizacja może szybciej reagować na zmiany biznesowe, wdrażać nowe rozwiązania i stopniowo rozwijać swoje środowisko procesowe.

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

Jednym z najczęstszych i najbardziej naturalnych zastosowań platformy WEBCON BPS jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD). System umożliwia zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentu, od jego utworzenia, przez weryfikację, akceptację, aż po archiwizację.

Warto jednak podkreślić, że dokument jest tylko nośnikiem informacji w procesie, a nie celem samym w sobie. Kluczowe jest zarządzanie logiką działania organizacji, czyli tym, kto, kiedy i na jakich zasadach bierze udział w procesie.

Korzyści z wdrożenia WEBCON BPS

Wdrożenie WEBCON BPS pozwala uporządkować procesy i zwiększyć ich przejrzystość. Użytkownicy mają bieżący dostęp do informacji o statusie spraw, co eliminuje konieczność ręcznego monitorowania postępów. Ogranicza to liczbę błędów wynikających z pracy na rozproszonych plikach i komunikacji mailowej.

Automatyczne przekazywanie zadań pomiędzy uczestnikami procesu przyspiesza realizację działań. System uprawnień zapewnia jednocześnie kontrolę nad dostępem do danych i bezpieczeństwo informacji.

Zalety wdrożenia WEBCON BPS:

• Zwiększenie przejrzystości: Przeniesienie kluczowych operacji do wspólnego systemu gwarantuje wgląd w status każdego wniosku czy sprawy w czasie rzeczywistym.
• Redukcja błędów: Eliminacja maili i luźnych plików Excel ogranicza pomyłki komunikacyjne i zapobiega gubieniu kluczowych załączników.
• Przyspieszenie obiegu: Automatyczne przekazywanie obowiązków pomiędzy działami pozwala na błyskawiczne procesowanie spraw.
• Wyższe bezpieczeństwo: Rygorystyczne zarządzanie uprawnieniami zabezpiecza wrażliwe dane przedsiębiorstwa przed dostępem niepowołanych osób.

Definiowanie procesów i ścieżek procesowych

Działanie platformy opiera się na prowadzeniu spraw przez zdefiniowane ścieżki procesowe. Każdy proces składa się z kroków, które odzwierciedlają rzeczywiste etapy pracy w organizacji. System automatycznie przypisuje zadania do odpowiednich osób i pilnuje kolejności działań, dzięki czemu eliminuje potrzebę ręcznego koordynowania pracy.

Cykl życia dokumentu w WEBCON BPS

Typowy cykl elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje rejestrację, weryfikację, akceptację oraz archiwizację. Dokument może zostać wprowadzony do systemu poprzez formularz, skan lub integrację z pocztą e-mail, a następnie przechodzi przez kolejne etapy zgodnie z przyjętymi regułami biznesowymi.

Po zakończeniu procesu trafia do repozytorium, w którym możemy zarządzać i w łatwy sposób wyszukiwać powiązane z sobą dokumenty.

Cykl życia dokumentu:

1. Utworzenie (Rejestracja): Plik wprowadzany jest do obiegu poprzez ręczne wypełnienie formularza przez pracownika, zeskanowanie papierowego oryginału lub automatyczne zaciągnięcie treści z firmowej skrzynki e-mail.
2. Weryfikacja merytoryczna: Osoba odpowiedzialna za dany obszar analizuje dostarczony dokument, sprawdzając poprawność danych, zgodność kwot i kompletność załączników.
3. Akceptacja: Zadanie trafia na profil odpowiedniego kierownika lub bezpośrednio do zarządu.
4. Archiwizacja: Zamknięta sprawa ląduje w bezpiecznym, cyfrowym repozytorium.

Zastosowanie systemu w różnych obszarach organizacji

W praktyce taki model można zastosować do wielu procesów w organizacji. Najczęściej obejmuje on obszary finansowe, kadrowe, administracyjne oraz operacyjne.

Finansowanie i księgowość

W finansach i księgowości elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany jest m.in. do obsługi faktur kosztowych. Te, trafiające do systemu (np. ze skrzynki, KSeF), są automatycznie rejestrowane, weryfikowane pod względem formalnym i merytorycznym, a następnie kierowane do akceptacji zgodnie ze strukturą organizacyjną i budżetową.

Podobny schemat dotyczy wniosków zakupowych, rozliczeń delegacji czy obsługi umów kosztowych.

HR i zarządzanie personelem

W obszarze HR system wspiera procesy takie jak wnioski urlopowe, delegacje, zatrudnianie nowych pracowników czy zmiany warunków zatrudnienia. Przykładowo, wniosek urlopowy po wprowadzeniu przez pracownika trafia automatycznie do przełożonego, a po akceptacji jest rejestrowany w systemie kadrowym lub przekazywany do dalszych rozliczeń.

Administracja i inne obszary

W administracji system obsługuje rejestrację i obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzanie umowami, wnioskami o dostęp do zasobów czy obieg dokumentów formalnych. Umożliwia ewidencję dokumentów, przypisywanie odpowiedzialności oraz kontrolę terminów, co ogranicza ryzyko przeoczeń.

Działy IT i operacyjne

W działach IT system wykorzystywany jest do obsługi zgłoszeń typu helpdesk, zarządzania incydentami czy wnioskami o dostęp do systemów. Zgłoszenie wprowadzone przez użytkownika trafia do odpowiedniej kolejki, może być automatycznie klasyfikowane i przypisywane, a następnie przechodzi przez etapy realizacji, weryfikacji i zamknięcia.

Integracja z innymi systemami

Istotnym elementem platformy jest możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji, takimi jak systemy ERP, SharePoint czy Microsoft 365. Dzięki temu WEBCON BPS staje się centralnym elementem ekosystemu firmy, umożliwiając automatyczną wymianę danych i eliminując konieczność ręcznego przepisywania informacji między systemami.

Dostęp mobilny i podpis elektroniczny

Dostęp do systemu możliwy jest również z poziomu urządzeń mobilnych, co pozwala na realizację zadań i podejmowanie decyzji niezależnie od miejsca pracy. Integracja z rozwiązaniami do podpisu elektronicznego umożliwia natomiast pełną digitalizację procesów, bez konieczności korzystania z dokumentów papierowych.